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CERN CAD Service > FAQ > SMARTEAM - General > Exchange models  

SMARTEAM - General: Exchange models

Data Exchange Process

Processus d'échange de données

Introduction

Introduction

The data exchange process provides the functionality to send and re-integrate CATIA V5 designs to-from people anywhere using EDMS.

Le processus d'échange de données offre la possibilité d'envoyer et de réintégrer des dessins CATIA V5 de n’importe où à partir du moment que la personne utilise EDMS.

  • The exchanges are traced and the access right are managed.
  • Models and drawings can be sent for editing and the updated models can be re-integrated to SmarTeam as a new revision of the sent model.
  • It can be used for sending read only reference models.
  • New models and drawings are integrated to SmarTeam and their links to reference models are managed.
  • Model availability and re-integration is controlled by designer from SmarTeam.
  • The data exchange process is supported only if the procedure in this FAQ has been followed.
  • Les échanges sont tracés et les droits d'accès sont gérés.
  • Les modèles et les dessins peuvent être envoyés pour edition et les modèles mis à jour peuvent être réintégrés à SmarTeam comme une nouvelle révision du modèle envoyé.
  • Il peut servir pour l'envoie des modèles de référence non éditable.
  • les nouveaux modèles et dessins sont intégrés à SmarTeam et les liens avec les modèles de référence sont gérés.
  • Disponibilité des modèles et la réintégration est contrôlée par le dessinateur à partir de SmarTeam.
  • Le processus d'échange de données est pris en charge uniquement si la procédure de cette FAQ a été suivie.

Before you start

Avant de commencer

The documents can be sent either as read-only for reference or as editable for the external partner to work on. All the sub components of an added model will also be sent.
The models will be uploaded to an EDMS document that then can be accessed by the external partner (institute, subcontractor etc.)

Les documents peuvent être envoyés soit en lecture seule pour référence ou modifiable pour le partenaire externe pour travailler. Tous les sous-composants d'un modèle ajoutée seront également envoyés.
Les modèles seront téléchargées vers un document EDMS qui peuvent ensuite être consulté par le partenaire externe (institut, sous-traitant, etc)

Pre-requirements

Conditions préalables

  • An EDMS document that is in work and that you have the access rights to edit.
  • The EDMS document should be attached in the EDMS CAD Exchanges structure.
  • Un document EDMS qui est "In work" et vous avez les droits d'accès en lecture écriture.

  • Le document EDMS doit être attaché dans la structure EDMS CAD Exchanges.

Pre requirements for read-only SmarTeam documents

Les conditions préalables en lecture seule pour les documents SmarTeam

  • The document is Checked In or Released in SmarTeam.
  • Two different revisions of the same document must not be present in the exported data.
  • Le document est "Check-In" ou archivé dans SmarTeam.
  • Deux révisions différentes du même document ne doivent pas être présentes dans les données exportées.

Pre requirements for editable SmarTeam documents

Les conditions préalables pour les documents éditables SmarTeam

  • You are Responsible of the document in SmarTeam.
  • The document is checked-out on current computer, but not modified.
  • Vous êtes responsables du document dans SmarTeam.
  • Le document est "check-out" sur l’ordinateur actuel, mais pas modifiées

Selecting the documents

Sélection des documents

  1. Start the SmartBox
  1. Démarrez la SmartBox

  1. Initiate 'Exchange process', the new process will open.
  1. Lancer le «Exchange process», le nouveau processus va s'ouvrir.

  1. You can always find back your process in one of the folders of the SmartBox.
  1. La boite de dialogue Smartbox ouverte, Vous pouvez trouver votre processus dans l'un des dossiers.

Note that a refresh with F5 may be needed.

Notez qu'un rafraîchissement avec F5 peut être nécessaire

  1. Open EDMS CAD Exchanges and take a EDMS number "From CERN to External"
  2. Update the attributes of the Process and enter the EDMS document number and version.
  1. Ouvrir EDMS CAD Exchanges et prendre un numero EDMS "From CERN to External"
  2. Mettre à jour les attributs du processus et insérer le numéro du document EDMS avec la version.

  1. Link the reference “top-models” to the process using ctrl+c ⇒ ctrl+v selecting the DE000n process as destination.
    • The sub-components will also be send.
  1. Lier les références du "top-models" pour le processus en utilisant ctrl + c ⇒ ctrl + v avec DE000n comme choix de destination pour les documents.
    • Les sous-éléments seront aussi envoyés.

  1. Check out and link the models to be edited by the external partner.
    • The checked out models must be checked out on the current computer and not modified.
  1. Vérifiez et liez les modèles qui doivent être édité par le partenaire externe.
    • Les modèles extraits doivent être vérifiés sur l'ordinateur actuel et non modifiés.

Send documents by the exchange process

Transmission des documents par le processus d'échange

  1. Send the models to EDMS when the preparations are done.
    1. Click Send
    2. Now the files will be extracted, zipped and uploaded to the EDMS document click "OK" for the sending of data.
  1. Envoyé les modèles dans EDMS lorsque la préparation est terminé.
    1. Cliquez sur "Send"
    2. Maintenant les fichiers seront extraits, zippé et téléchargés sur le document EDMS. Cliques "OK" pour l'envoi des données.

  1. An e-mail confirmation will arrive when the models are uploaded to the EDMS document.
    1. Click the EDMS link and check the content
    2. Check Ok, change the status of the EDMS document in Engineering Check. (was In work)
  1. Une confirmation par e-mail arrivera lorsque les modèles seront téléchargés vers le document EDMS.
    1. Cliquez sur le lien EDMS et verifier le contenu.
    2. Verification Ok, changer le statut du document EDMS en "Engineering Check".(etait In work)

  1. Now the EDMS document can be given to the external partner that will download the files and they can update the checked out documents and they can add new CATIA models and Drawings.
    • When the partner will extract files in EDMS they will change the status of the document “Transferred”
  1. Maintenant, le document EDMS peut être donné à un partenaire externe, qui pourra télécharger les fichiers afin de mettre à jour les documents extraits et il pourra ajouter de nouveaux modèles CATIA avec les dessins.
    • Quand le partenaire aura extrait les fichiers d’EDMS il changera le statut du document en "Transferred"

Receive documents by the exchange process

Recevoir des documents par le processus d'échange

  1. When the external partner has finished their work and uploaded their models in EDMS CAD Exchanges using ONE ".zip file" or uploaded individual CATIA files, you have to verify that their “delivery is OK”

    1. Extract the zip from EDMS CAD Exchanges to temp directory
    2. Open in CATIA
    3. To compare in CATIA with what has been sent: Use the Previous version of “Externalized” models
  1. Lorsque le partenaire externe a terminé son travail et transféré leurs modèles dans EDMS CAD Exchanges en utilisant un "fichier .ZIP" ou téléchargés individuellement les fichiers CATIA, vous devez vérifier que leur «livraison est OK"
    1. Extraire le zip depuis EDMS CAD Exchanges dans le répertoire temporaire
    2. Ouvrir dans CATIA
    3. Pour comparer dans CATIA avec ce qui a été envoyé: Vous pouvez utiliser la version précédente des modèles "Externalized"
  1. If their delivery is ok, you can Accept it in smarteam
    1. Start the SmartBox
    2. Open the process DE0000xxx
  1. Si la livraison est Ok, vous pouvez Accepter dans smarteam
    1. Démarrez la SmartBox
    2. Ouvrir le processus DE0000xxx

    1. Open EDMS CAD Exchanges and take a number EDMS in "From External to CERN"
    2. Update the process and enter the EDMS document number for the delivery.
    3. Click "Accept" to start the import.
    1. Ouvrir EDMS CAD Exchanges et prendre le numero EDMS dans "From External to CERN"
    2. Mise à jour du processus et insérer le numéro du document EDMS avec la version pour la livraison.
    3. Cliquez sur "Accept" pour lancer l'importation.

    1. An e-mail confirmation will arrive when the transfer of files "EDMS ⇒ SmarTeam" is completed.
    1. Une confirmation par e-mail arrivera lorsque le transfert des fichiers "d’EDMS ⇒ Smarteam" est terminé.

    1. After the confirmation you can Change the status of the EDMS document in "Transferred".
    1. Apres la confirmation vous pourrez Changer le status du document EDMS en "Transferred".

    1. Any new documents with be added to the Exchange Process. The Exchange Process can be found in the folder "Complete" of the "SmartBox"
    1. Les nouveaux documents seront ajouté au processus d'échange. Le processus d'échange se trouve dans le folder "Complete" de la "SmartBox".

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